RÚŠKO PRE VÁŠ BIZNIS: COVID–19 A PREVÁDZKA PODNIKU

Globálna pandémia koronavírusu ohrozuje nielen zdravie, ale aj podnikateľské aktivity. Pripravili sme preto pre vás seriál blogových článkov plných rád o tom, ako sa s touto situáciu vysporiadať. Prvý z nich sa venuje narušeniu chodu prevádzky a ohrozeniu plnenia existujúcich záväzkov.

Ako podnikatelia musíte čeliť viacerým neočakávaným výzvam. Balansujete medzi plnením povinností, ktoré vám určuje štát, ochranou vlastných zamestnancov, neistou situáciou a zvládnutím podnikateľského rizika.

Súčasne musíte plniť záväzky z uzatvorených zmlúv. Vzťahy s dodávateľmi sú často napäté, podnikatelia sa snažia vyhnúť sankciám a zhoršeniu vzájomných obchodných vzťahov.

Viete, ako postupovať pri zvládnutí tejto záťažovej situácie? Prinášame vám prehľad toho, na čo sa zamerať pri zmiernení rizík.

1.     Posúďte komplexne vaše uzatvorené zmluvy

Vaša zmluva môže obsahovať tzv. dojednanie o okolnostiach „vyššej moci” (pozn. niekedy označované ako „vis maior“ alebo „force majeure“). Vyššia moc vo všeobecnosti predstavuje nepredvídateľnú, neodvrátiteľnú skutočnosť, ktorá môže ovplyvniť plnenie zmluvy a spôsobiť vznik škody. Dohoda o okolnostiach „vyššej moci” vás môže zbaviť zodpovednosti za neplnenie zmluvných záväzkov, najmä ak odkazuje na núdzový stav, šíriacu sa epidémiu, pandémiu, alebo mimoriadnu situáciu.

Pomôcť vám môžu aj iné ustanovenia zmluvy, najmä ak poukazujú na možnosť predčasného ukončenia zmluvy, na nemožnosť splnenia záväzku z dôvodu opatrení požadovaných zákonom alebo príslušnou autoritou, na prerušenie plnenia zmluvy, alebo na rozhodné právo krajiny, ktoré vám zaistí výhodnejšie postavenie.

Odkazom na tieto ustanovenia si môžete vyjednať lepšie postavenie, vylúčiť alebo zmierniť potencionálne nároky vášho obchodného partnera. Dávajte preto dôraz na komplexné posúdenie zmluvných ustanovení.

2.   Rokujte

Nebuďte pasívny. Začnite iniciatívne rokovať s vaším obchodným partnerom a vysvetlite mu vplyv súčasnej situácie na váš zmluvný vzťah. Predstavte mu možnosti na prípadnú zmenu zmluvy (neskorší termín dodania, nižšia cena). Rovnako pristúpte na rokovania iniciované vaším obchodným partnerom. Takto si zaistíte korektné obchodné vzťahy do budúcna. Tolerancia je v tomto prípade základ, ako vyriešiť vaše problémy zo zmluvných vzťahov s čo najmenšími negatívnymi dôsledkami.

3.   Všetko dohadujte písomne

Zaznamenávajte si písomne všetky rokovania s vaším obchodným partnerom a uchovávajte si vzájomnú písomnú komunikáciu. Zaistíte si tým dostatok dôkazov pre prípadné spory iniciované v budúcnosti. Akékoľvek zmeny zmluvy rovnako vyhotovujte písomne. Čo platí dnes, nemusí rovnako platiť aj po skončení aktuálnej krízovej situácie.

4.   Preverte poistné zmluvy

Ak máte uzatvorené poistné zmluvy, preverte ich. Zamerajte sa najmä na to, či niektorá zo situácií (porušenie zmlúv, prerušenie podnikateľských aktivít, strata na zárobku, insolventnosť zmluvného partnera, alebo výpadky dodávok) môže byť krytá vašou poistnou zmluvou. Dodržujte všetky lehoty a oznamovacie povinnosti vyplývajúce z poistných podmienok.

5.    Plánujte

Navrhnite si interné postupy zamerané na zvládnutie vzniknutej krízovej situácie. Vytvorte krízový tím odborníkov, ktorí budú vyhodnocovať riziká spojené s prijatými opatreniami a s ďalším priebehom šírenia nákazy a prinášať cenné rady, ako zmierniť jej dopady na vaše podnikanie. Súčasne navrhnú postupy, ako zabezpečiť čo najrýchlejšiu obnovu bežnej prevádzky a fungovanie „kľúčových“ činností na pracovisku. 

6.   Sledujte prijímané opatrenia

Dôležité je „zostať v obraze“, byť informovaný a zabezpečiť pravidelnú aktualizáciu usmernení a opatrení prijatých kompetentnými orgánmi a inštitúciami. Tieto povinnosti a opatrenia je nevyhnutné následne implementovať do interných postupov a zabezpečiť ich pravidelné monitorovanie a kontrolu. Rovnako je potrebné zaistiť, aby vedúci zamestnanci boli schopní pochybiť zmysel a podstatu týchto opatrení, a aby ich vedeli čo najlepšie zohľadniť pri nastavení rizika a interných procesov.

7.    Využívajte dostupné technológie

Žijeme v digitálnej dobe. Elektronické podpisovanie dokumentov, konferenčné hovory, videohovory, elektronická komunikácia, predaj tovarov a služieb cez internet, online výdajne, sociálne siete, online-marketing a rôzne aplikácie vám môžu pomôcť udržať váš biznis a súčasne plniť prijaté obmedzenia.

8.   Sledujte vaše finančné výkazy a dáta

Je dôležité mať stále prehľad o vašej finančnej situácii a finančných ukazovateľoch. Tak budete vedieť zvážiť následky a prijať nevyhnutné opatrenia. Finančné plánovanie, prognózy ponuky a dopytu, úprava cashflow, krátkodobé a dlhodobé ukazovatele môžu byť základom pre správne rozhodnutia a udržanie čo najlepšej finančnej stability.

Najčastejšie kladené otázky:

●        Čo robiť v prípade, ak som sa v dôsledku prijatých opatrení dostal do omeškania s plnením záväzku zo zmluvy? 

V prvom rade treba dôkladne zanalyzovať jednotlivé ustanovenia zmluvy. Zmluva môže za určitých podmienok obsahovať dojednania, ktoré vás môžu „oslobodiť“ spod zodpovednosti za omeškanie, prípadne vašu zodpovednosť zmierniť. Vysvetlite okolnosti a dôvody omeškania vášmu zmluvnému partnerovi a rokujte s ním o existujúcich možnostiach. Rovnako prijmite žiadosti o rokovanie v prípade omeškania vášho zmluvného partnera.

●        Ako je to s prípadnou zodpovednosťou za škodu? 

Ak by ste v dôsledku súčasnej nepriaznivej situácie, spôsobenej šírením nákazy, nemohli splniť svoj záväzok a vášmu zmluvnému partnerovi by vznikla škoda, v závislosti od individuálnych okolností prípadu by ste ju v niektorých prípadoch nemuseli nahradiť. Vyššia moc môže mať za určitých okolností vplyv aj na povinnosť nahradiť škodu vzniknutú porušením zmluvného záväzku. 

Informujte však svojho zmluvného partnera, pokiaľ možno v dostatočnom predstihu, o tom, že nemôžete splniť svoj zmluvný záväzok a snažte sa v najvyššej možnej miere zabrániť vzniku prípadných škôd.

●        Môže zmluva zaniknúť v dôsledku vírusu COVID-19?

Nemožno vylúčiť, že šírenie nákazy spôsobí dodatočnú nemožnosť plnenia zmluvy. Ak sa plnenie stáva dodatočne nemožným, váš zmluvný záväzok zaniká. 

Dávajte si však pozor, pokiaľ máte možnosť splniť svoj záväzok, napríklad prostredníctvom tretej osoby, prípadne ponúknuť zmluvnému partnerovi alternatívne plnenie, urobte tak. Plnenie totiž nie je nemožné, ak ho možno uskutočniť aj za sťažených podmienok, s väčšími nákladmi, po dohodnutom čase alebo prostredníctvom tretej osoby. 

Ak však objektívne nemôžete plniť, informujte o tom svojho zmluvného partnera. Vyhnete sa tak prípadnej zodpovednosti za vzniknutú škodu.

●        Musím úplne uzavrieť prevádzku a prestať poskytovať služby a predávať tovar?

Áno aj nie. Ak vaša prevádzka nespadá medzi tie prevádzky, ktoré môžu zostať otvorené, svoje tovary a služby môžete naďalej ponúkať online, prostredníctvom internetu, cez dostupné aplikácie alebo telefonicky. Presuňte svoj biznis, pokiaľ je to možné, online.

●        Existujú opatrenia, ktoré mi pomôžu „preklenúť“ zhoršenú situáciu?

Vláda SR a príslušné orgány prijali a postupne navrhujú prijať celý rad opatrení, ktorými sa snažia zmierniť dopad nákazy na podnikateľské prostredie, podporiť likviditu a finančnú kondíciu jednotlivých spoločností (napr. predĺženie lehoty na podanie daňového priznania pre niektoré osoby, zánik daňového nedoplatku – sankcie za oneskorené podanie daňového priznania k dani z príjmov a iné). V súčasnosti prebiehajú rokovania o ďalších opatreniach (bezodkladných, ale aj dlhodobejších). Schvaľovanie všetkých opatrení na podporu ekonomiky a podnikateľského prostredia neustále sledujeme. Všetky podstatné opatrenia budeme uverejňovať na našej webovej stránke.